アウトソーシング活用によりリスクや心配事が激減！コア業務に集中で受注数が1年で2倍に！

事業拡大に向けた事業基盤の強化を課題としていたお客様。「やらなければならなことは沢山ある中で、（社長）自身が新規事業の推進と現場に追われていて、IT化・ペーパーレスの必要性は感じているものの着手できない状況が続いている」
土木建築業の従業員約 20 名の社長様からの相談を受け、業務改善プロジェクトをスタート。社長が時間を捻出すべく業務効率化に取り組み、現在スピード感を持って事業拡大が進んでいます。

時間や専門知識がない、スタッフ雇用も思うように進まない…

ご相談当初は、時間が足りない、専門知識がないというご不安がありました。
経営陣が現場から戻り必要な事務処理を行っているため本来すべきことに時間が割けず支障が出ていることや、顧客管理・請求管理など過去10 年分の資料がエクセルまたは手書きで個別に管理され社員同士での進捗共有が不十分である ことなどの課題がありながらも、業種の性質上、取引先はまだまだ紙での管理が 中心であることからペーパーレス化を完全に進めることも難しいとも感じていました。 また社内にはパソコンやシステムのスキルを要したものが少なく、事務員を雇いたくともこれまで職人さんなど男性中心で行ってきたため、女性スタッフの育成や担える人員も不足していました。

まずはできるところからやってみよう

様々な課題がある中で、組織の状況を鑑みると無理に業務改善を進めない方が良いのではないか？社員が混乱するのではないか？という不安もありましたが、改善のその先にある未来の共有と綿密なプランニングをもとに何度も打ち合わせを重ね、まずはできるところから始めてみよう!という気持ちで一歩を踏み出し、歩みはじめることになりました。

大切にした3つのこと

タスクごとの緊急度・重要度を考慮し同時並行で改善に向けたプランニングを実施、専門用語や難しい言葉を使わずに資料と共にわかりやすく解説、初めてのDXでも不安少なく進められるよう気をつけました。

1.お客様とともに作り上げた一元管理ルール

一方的な提案で作り上げたプランは実務で混乱を招き現場に浸透しないまま不満の声に変わってしまうことがあります。パソコン操作に苦手意識のある職人さん
たちも操作するとのことで、ヒアリングではお客様や現場の声も取り入れ、ご提案と実態との照合を繰り返しながら、お客様とともにゼロから作り上げました。

2.スモールスタートで段階的に拡充

一元管理に向けシステムをいきなり導入してしまうと不必要な機能が多くわかりづらかったり、修正が度々発生し追加費用が発生したりなどもあるため、まずは点在していた資料をまとめ無料のドライブなどで運用することから開始、一定期 間試験運用した上で、本当に必要なルールを定め、わかりかりやすい画面と扱い やすいルールを決定し、身近でシンプルなクラウドサービスを活用し開発へと着 手しました。また紙ベースの取引先にも配慮し、データ入力の方法を工夫するなど、初歩的な導入から開始し、1年かけ少しずつ進めることで現場の混乱もなくスムーズに推進ができました。

3. 未来を見据えた提案

業務改善と生産性向上のその先には目指したいゴールがあります。管理システム構築に向けても、その後の展望をお聞きしお客様のビジョンを共有して最も最適なプランをご提案しました。
現在は新規事業の販促デザインなどのご提案に着手し、俯瞰しながら優先順位を明確に仕組みづくりをサポートしました。

これらにより、経費削減やオフィス中の書類整理、社長・役員の作業時間削減など、 業務効率化によって多くの課題を解決しました。社員間のスケジュール共有によっ て、助け合いやコミュニケーションが生まれ、社内士気も向上しました。

最後に・・・
「基本的にはお任せします！」と社長様からいただいた信頼を裏切ることのないよう、丁寧にかつスピーディに進めさせていただき、結果、混乱なく事務局業務を外注へと移行することができました。
アウトソーシングでは、物理的な整理だけでなく、数字管理や探し物にかかっていた時間をはじめ、社員を雇うことで発生する様々なコストなどをトータル的に抑えることが可能です。
今後も、事業拡大に向け共に推進するパートナーとしてご支援させていただければ幸いです。